Funktionen

Mitglieder

Die Mitgliederliste ist die Grundlage für alles Weitere: Stammdaten, Mitgliedsnummer, Eintritts- und Austrittsdatum, Bankverbindung und Familienzuordnung.

Gesucht, gefiltert und sortiert wird auf dem Server, und jede Liste kommt seitenweise. Auch ein Verband mit achttausend Mitgliedern lädt deshalb nie den ganzen Bestand in den Browser.

• Suche über Vorname, Nachname und Mitgliedsnummer
• Angehörige hängen an einem Hauptmitglied, das den Familienbeitrag zahlt
• Austritt mit Datum — die Historie bleibt lesbar
• Unzustellbare E-Mail-Adressen sind in der Liste sichtbar

Bestand übernehmen

Die vorhandene Mitgliederliste kommt als Excel- oder CSV-Datei herein, in fünf Schritten: hochladen, Spalten zuordnen, prüfen, Vorschau ansehen, übernehmen.

Fehlerhafte Zeilen werden übersprungen, der Rest der Datei kommt trotzdem herein. Die übersprungenen Zeilen bekommen Sie als Korrekturdatei zurück, mit dem Grund daneben.

Jeder Import lässt sich 24 Stunden lang vollständig zurücknehmen, solange an den übernommenen Mitgliedern noch keine Beiträge oder Dokumente hängen.

• Excel (XLSX) und CSV, Umlaute auch aus deutschen Excel-Exporten
• Die Spaltenzuordnung lässt sich als Vorlage speichern und wiederverwenden
• Dubletten werden erkannt, entschieden wird je Zeile
• Eine fehlende Bankverbindung hält den Import nicht auf

Beiträge und SEPA

Beitragsarten legen Betrag und Zahlungstakt fest — monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Der Beitragslauf erzeugt daraus die Forderungen und die SEPA-Datei für die Bank.

Vor jedem Lauf steht eine Vorschau: wie viele Mitglieder, welcher Betrag, welche Fälligkeit. Erst wenn Sie zustimmen, entsteht etwas.

Eine zurückgekommene Lastschrift erfassen Sie mit einem Vorgang und sehen sofort, welches Mitglied dahintersteht.

• SEPA-Lastschriftdatei für das Online-Banking Ihrer Bank
• Die Vorlauffristen für Erst- und Folgelastschrift sind eingerechnet
• Ein versehentlich zweimal gestarteter Lauf zieht nur einmal ein
• Ein Lauf ist zurücknehmbar, solange die SEPA-Datei noch nicht erzeugt ist

Dokumente

Jedes Dokument bekommt beim Ablegen eine Aufbewahrungsklasse: personenbezogen oder steuerrelevant. Danach richtet sich, was beim Austritt eines Mitglieds gelöscht wird und was zehn Jahre liegen bleibt.

Mitgliedsbescheinigungen und Zuwendungsbestätigungen entstehen als PDF mit den Farben und dem Logo Ihres Vereins im Kopf.

• Zugriff über Links, die nur wenige Minuten gelten
• Steuerrelevante Dokumente bleiben die volle Frist erhalten
• Mitglieder sehen im Portal ihre eigenen Unterlagen

Termine und Protokolle

Sitzungen und Veranstaltungen stehen mit Datum, Ort und Beschreibung in einer Liste, und zu jedem Termin ist sichtbar, ob das Protokoll schon vorliegt.

Vor der nächsten Mitgliederversammlung sieht der Vorstand damit auf einen Blick, welches Protokoll noch aussteht.

Nachrichten an Mitglieder

Eine Nachricht an die Mitglieder schreiben Sie als Entwurf, veröffentlichen sie und können sie wieder zurücknehmen. Sie erscheint im Portal und geht als E-Mail hinaus.

Mitglieder können einmal je Nachricht reagieren. Sie sehen die Zahl der Reaktionen; welches Mitglied wie reagiert hat, bleibt verborgen.

Portal für Mitglieder

Jedes Mitglied meldet sich über einen Link per E-Mail an und muss sich kein Passwort merken. Im Portal stehen die eigenen Dokumente, die eigenen Zuwendungsbestätigungen, die Nachrichten des Vereins und die eigenen Stammdaten.

Eine Adressänderung beantragt das Mitglied im Portal, übernommen wird sie vom Vorstand. So bleibt nachvollziehbar, wann sich eine Anschrift geändert hat und wer die Änderung freigegeben hat.

Mitgliedsvertrag und Mitgliedskarte

Den Mitgliedsvertrag zeichnet das Mitglied im Portal auf seinem Gerät, der Vorstand gegenzeichnet, und danach liegt das unterschriebene PDF bei beiden in der Ablage. Wer lieber auf Papier unterschreibt, lädt den Scan hoch und landet an derselben Stelle.

Zu jeder Mitgliedschaft gehört eine digitale Mitgliedskarte mit Name, Mitgliedsnummer und QR-Code. Sie lässt sich auch ohne Empfang an der Hallentür vorzeigen und nennt den Mitgliedsstatus, nicht den Zahlungsstand.

Rollen und Kassenprüfung

Es gibt fünf Rollen: Vorstand, Kassenwart, Schriftführer, Nur-Lesen und Kassenprüfer. Jede bringt ihre Rechte mit, sodass vor der Arbeit niemand erst ein Rechtesystem einrichten muss.

Der Kassenprüfer bekommt einen befristeten Lesezugang mit Beiträgen, Buchungen und Dokumenten sowie Name und Mitgliedsnummer. Adressen, Kontaktdaten und Bankverbindungen sieht er nicht, und der Zugang erlischt von selbst.

Was heute noch fehlt

Vier Dinge sind geplant und heute nicht in der Software: ein Protokoll aus der Ablage an einen Termin hängen, das Mahnwesen für offene Mitgliedsbeiträge, die Mitgliedskarte in Apple Wallet und Google Wallet und die App für Android und iPhone.

Bis dahin erinnern Sie ein säumiges Mitglied über eine Nachricht, und die Mitgliedskarte zeigt das Mitglied im Portal vor.